Quy trình gửi hàng vào kho Amazon FBA

Đối với người mới bắt đầu bán hàng trên Amazon, một trong những bước quan trọng nhất là hiểu rõ quy trình gửi hàng vào kho Amazon FBA. Nếu chuẩn bị sai từ khâu đóng gói, dán nhãn đến tạo shipment, hàng hóa có thể bị từ chối nhập kho, phát sinh phí hoặc chậm trễ trong việc mở bán.

Bài viết này được đội ngũ chuyên gia tại INNOVARK Solutions biên soạn dựa trên kinh nghiệm triển khai hàng trăm lô hàng thực tế cho seller Việt Nam, giúp bạn nắm vững toàn bộ quy trình từ chuẩn bị sản phẩm đến khi hàng được nhận tại trung tâm hoàn thiện đơn hàng của Amazon FBA.

Amazon FBA là gì?

Amazon FBA (Fulfillment by Amazon) là chương trình cho phép người bán gửi hàng đến kho Amazon. Amazon sẽ thay bạn thực hiện các công việc:

• Lưu kho sản phẩm
• Đóng gói đơn hàng
• Giao hàng cho khách
• Xử lý đổi trả
• Chăm sóc khách hàng

Điều này giúp seller tập trung vào nghiên cứu sản phẩm, marketing và tối ưu lợi nhuận.

Trước khi đi sâu vào quy trình inbound, việc hiểu đầy đủ FBA hoạt động như thế nào, ưu nhược điểm và khi nào nên dùng FBA thay vì FBM sẽ giúp bạn chuẩn bị chiến lược đúng ngay từ đầu – hướng dẫn FBA toàn diện từ cơ chế, chi phí đến sai lầm phổ biến nhất là bài đọc nền tảng trước khi thực hiện quy trình này.

Tại sao cần nắm rõ quy trình gửi hàng vào kho Amazon FBA?

Một shipment được chuẩn bị đúng chuẩn sẽ giúp bạn:

• Hàng được check-in nhanh hơn
• Giảm nguy cơ bị Amazon từ chối
• Hạn chế phát sinh phí xử lý thủ công
• Tăng tốc độ mở bán sản phẩm
• Tránh mất hàng hoặc sai lệch tồn kho

Ngược lại, các lỗi như thiếu nhãn FNSKU, đóng gói sai carton, hoặc khai báo sai số lượng đều có thể khiến hàng bị trì hoãn nhiều tuần.

Tổng quan quy trình gửi hàng vào kho Amazon FBA

Quy trình chuẩn gồm 8 bước:

1. Tạo listing sản phẩm
2. In và dán nhãn FNSKU
3. Đóng gói sản phẩm theo tiêu chuẩn Amazon
4. Tạo shipping plan
5. Chọn phương thức vận chuyển
6. In carton labels
7. Gửi hàng cho forwarder hoặc carrier
8. Theo dõi trạng thái receiving

Bước 1: Tạo listing trên Amazon Seller Central

Trước khi gửi hàng, sản phẩm phải có listing active trên Amazon Seller Central.

Thông tin listing cần tối ưu đầy đủ:

• Tiêu đề chuẩn SEO
• Bullet points
• Description
• Search Terms
• Hình ảnh sản phẩm
• Kích thước và trọng lượng

Listing tối ưu không chỉ giúp hàng được nhận kho nhanh hơn mà còn quyết định conversion rate sau khi mở bán – tiêu chuẩn thiết kế hình ảnh và A+ content chuẩn chuyển đổi cao là yếu tố cần chuẩn bị song song với quy trình inbound FBA, không phải sau khi hàng đã vào kho.

Sau khi tạo listing, Amazon sẽ cấp mã:

• ASIN
• SKU
• FNSKU

Trong đó, FNSKU là mã quan trọng nhất để định danh hàng hóa của bạn.

Để tránh nhầm lẫn giữa FNSKU, SKU, ASIN và UPC trong quá trình vận hành – hướng dẫn đầy đủ về SKU và cách đặt mã SKU khoa học cho Amazon seller giúp bạn xây dựng hệ thống mã sản phẩm đúng ngay từ lô hàng đầu tiên, tránh sai lệch tồn kho về sau.

Bước 2: In và dán nhãn FNSKU

Mỗi đơn vị sản phẩm cần một mã FNSKU riêng.

Yêu cầu dán nhãn

• Mỗi sản phẩm chỉ có một barcode quét được.
• Che hoàn toàn UPC/EAN nếu có.
• Dán ở bề mặt phẳng, dễ quét.
• Không nhăn, không mờ.

Kích thước nhãn: thông dụng nhất là 30-up labels (1″ x 2-5/8″)

Khi nào không cần FNSKU?

Nếu sản phẩm đủ điều kiện chương trình stickerless commingled inventory, bạn có thể dùng UPC thay thế. Tuy nhiên, đa số seller private label nên dùng FNSKU để tránh trộn hàng với người bán khác.

Bước 3: Đóng gói sản phẩm theo tiêu chuẩn amazon

Amazon có các quy định nghiêm ngặt cho từng loại sản phẩm.

Poly Bag

Bắt buộc với các sản phẩm:

• Vải, quần áo
• Sản phẩm mềm
• Bộ sản phẩm nhiều chi tiết

Yêu cầu:

• Độ dày tối thiểu 1.5 mil
• Cảnh báo suffocation nếu miệng túi từ 5 inch trở lên

Bubble Wrap

Áp dụng cho:

• Hàng dễ vỡ
• Sản phẩm bằng thủy tinh

Sold as Set

Nếu bán theo bộ, cần dán nhãn:

Sold as Set – Do Not Separate

Expiration Date

Thực phẩm, mỹ phẩm hoặc sản phẩm có hạn sử dụng phải thể hiện ngày hết hạn theo định dạng MM-DD-YYYY. Với nhóm sản phẩm này, yêu cầu về nhãn và đóng gói chỉ là bước đầu – toàn bộ hệ thống compliance khi bán tại US và EU bao gồm chứng từ FDA, COA và các yêu cầu pháp lý khác cần được chuẩn bị trước khi tạo shipment để tránh bị Amazon từ chối inbound.

Bước 4: Đóng carton

Tiêu chuẩn carton

• Trọng lượng tối đa: 50 lb (~22.7 kg)
• Kích thước tiêu chuẩn: mỗi cạnh không vượt 25 inch (trừ oversize)
• Sử dụng carton mới, chắc chắn

Quy tắc đóng hàng

• Không dùng dây đai hoặc bọc giấy lỏng.
• Chèn vật liệu chống sốc phù hợp.
• Không để sản phẩm di chuyển bên trong.

Bước 5: Tạo shipping plan

Trong Seller Central:

1. Vào Inventory.
2. Chọn sản phẩm.
3. Chọn Send to Amazon.

Khai báo:

• Số lượng từng SKU
• Kích thước carton
• Trọng lượng
• Carrier

Amazon sẽ chỉ định một hoặc nhiều fulfillment center.

Bước 6: Chọn phương thức vận chuyển

• SPD (Small Parcel Delivery): phù hợp với lô hàng nhỏ gửi qua UPS, FedEx, DHL
• LTL/FTL: phù hợp với pallet số lượng lớn.
• Gửi từ Việt Nam: seller thường sử dụng freight forwarder để gom hàng, làm thủ tục hải quan, book vận chuyển air hoặc sea và giao đến kho Amazon

Điều kiện giao hàng với forwarder và supplier ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và trách nhiệm rủi ro trong từng giai đoạn – FOB là gì và cách điều kiện giao hàng ảnh hưởng đến COGS thực tế giúp bạn đàm phán đúng với supplier trước khi book lịch gửi hàng.

Bước 7: In và dán carton labels

Mỗi carton phải có:

• 2 nhãn Amazon box labels
• Shipping label của carrier

Yêu cầu:

• Không che nếp gấp carton
• Không bị nhăn hoặc rách
• Dễ quét barcode

Bước 8: Gửi hàng và theo dõi shipment

Các trạng thái thường gặp:

• Working
• Shipped
• In Transit
• Delivered
• Receiving
• Closed

Thời gian receiving thường:

• 2 – 7 ngày với hàng nội địa Mỹ
• 7 – 14 ngày hoặc lâu hơn với hàng quốc tế

Các lỗi phổ biến khi gửi hàng vào Amazon FBA

• Thiếu FNSKU: amazon không thể xác định chủ sở hữu sản phẩm
• Sai số lượng: khai báo không khớp với thực tế
• Carton quá nặng: dễ bị từ chối hoặc tính phí bổ sung
• Dán sai nhãn: barcode không quét được
• Đóng gói không đúng chuẩn: sản phẩm dễ hư hỏng trong quá trình vận chuyển

Chi phí khi gửi hàng vào kho Amazon FBA

Bao gồm:

• Phí vận chuyển quốc tế
• Thuế nhập khẩu
• Freight forwarding
• Amazon inbound shipping
• Prep fee (nếu thuê)
• Storage fee
• Fulfillment fee

Tổng hợp các khoản này vào bảng P&L cần được thực hiện trước khi đặt đơn nhập hàng, không phải sau khi đã gửi hàng đi – cấu trúc chi phí đầy đủ khi bán hàng trên Amazon giúp bạn tính đúng biên lợi nhuận thực tế và xác định ngưỡng giá bán tối thiểu cho từng SKU.

Việc tính đúng chi phí giúp bạn xác định biên lợi nhuận chính xác.

Kinh nghiệm thực tế từ INNOVARK Solutions

Qua quá trình hỗ trợ seller Việt Nam, chúng tôi nhận thấy 3 yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến tốc độ nhập kho:

1. Chuẩn hóa SOP đóng gói

Thiết lập quy trình đóng gói cố định cho từng SKU

2. Kiểm tra chéo số lượng

Luôn có bước đối chiếu packing list với thực tế

3. Làm việc với forwarder chuyên Amazon

Forwarder có kinh nghiệm sẽ hạn chế lỗi chứng từ và đặt lịch giao kho

Checklist quy trình gửi hàng vào kho Amazon FBA

• Listing đã active
• FNSKU in rõ nét
• Sản phẩm đóng gói đúng chuẩn
• Carton đạt yêu cầu
• Shipping plan hoàn tất
• Carton labels đã dán
• Invoice và packing list đầy đủ
• Theo dõi shipment sau khi gửi

Quy trình inbound FBA chỉ là một phần trong hệ thống logistics tổng thể – chiến lược logistics và fulfillment toàn diện cho Amazon seller bao gồm cả dự báo tồn kho, lựa chọn FBA/FBM và tối ưu chi phí vận hành từ đầu đến cuối giúp bạn xây dựng chuỗi cung ứng bền vững dài hạn.

Khi nào nên thuê đơn vị hỗ trợ?

Bạn nên cân nhắc thuê dịch vụ chuyên nghiệp nếu:

• Mới bắt đầu bán trên Amazon
• Có nhiều SKU
• Sản phẩm thuộc nhóm cần compliance
• Muốn tối ưu chi phí logistics
• Không có đội ngũ vận hành riêng

Nhóm sản phẩm cần compliance đặc biệt dễ bị từ chối inbound nếu thiếu chứng từ – phân tích đầy đủ rủi ro khi thiếu chứng từ từ listing bị gỡ đến tài khoản bị suspend giúp bạn hiểu rõ hậu quả và chuẩn bị đúng trước khi tạo shipment plan.

Các câu hỏi thường gặp